Osoba upoważniona do kontaktu – to osoba (najczęściej pracownik, ale niekoniecznie), która otrzymała upoważnienie do kontaktu z pracownikiem urzędu na etapie składania wniosku, jak i jego realizacji. Nie wymaga podania podstawy prawnej.

Osoba upoważniona do reprezentowania i podpisania umowy – to osoba, która jest upoważniona do działania w imieniu organizatora stażu lub sam organizator. W przypadku wskazania innej osoby upoważnionej do reprezentowania i podpisania umowy niż wynika z dokumentów – pełnomocnictwo zawarte w KRS, CEiDG, umowie spółki etc. - należy przedłożyć stosowne pełnomocnictwo, które powinno zawierać, co najmniej: imię i nazwisko pełnomocnika oraz jego dane takie jak numer PESEL, opis szczegółowy, jakie uprawnienia przysługują pełnomocnikowi lub w jakim celu zostało udzielone, podpis udzielającego.

Podsumowując:
W/w funkcje mogą być pełnione przez jedną osobę ( np. samodzielnie prowadzona jednoosobowa działalność gospodarcza) lub kilka osób niezależnie, wedle wskazania organizatora stażu i potwierdzenia w stosownych dokumentach (np. osoba do reprezentowania prawidłowo ujęta, odpowiednio, w CEiDG, KRS, osobnym pełnomocnictwo, etc.)