Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) to ogromna szansa na rozwój firmy, jednak procedura ubiegania się o te środki jest rygorystyczna. Nawet najlepiej uzasadniony merytorycznie projekt może zostać odrzucony z powodu drobnego uchybienia formalnego.
Oto zestawienie krytycznych błędów, których musisz uniknąć, aby Twój wniosek przeszedł do etapu oceny merytorycznej:
1. Zły profil na portalu praca.gov.pl
To jeden z najpoważniejszych i najczęstszych błędów. Wnioskodawcy niebędący osobami fizycznymi (np. spółki z o.o.) muszą składać wnioski wyłącznie z konta organizacji, a nie z profilu prywatnego pracownika czy właściciela. Złożenie wniosku z kontekstu osoby fizycznej zamiast profilu firmy skutkuje natychmiastową negatywną oceną formalną.
2. Realizator bez wpisu w BUR
Wybór firmy szkoleniowej nie jest dowolny. Zgodnie z regulaminem, instytucja realizująca szkolenie musi posiadać aktualny wpis w Bazie Usług Rozwojowych (BUR). Jeśli wybrany przez Ciebie wykonawca nie widnieje w rejestrze pod adresem uslugirozwojowe.parp.gov.pl, Twój wniosek zostanie rozpatrzony negatywnie.
3. Koszty „oderwane od rzeczywistości”
Urząd pracy bardzo dokładnie weryfikuje ceny usług. Jeśli wskazane przez Ciebie koszty są rażąco wyższe od średnich cen rynkowych za podobne szkolenia, ryzykujesz odrzucenie wniosku.
4. Wnioskowanie o szkolenia obowiązkowe
Środki z KFS nie mogą być przeznaczone na kształcenie, które pracodawca ma obowiązek zapewnić na podstawie innych przepisów. Do najczęstszych błędów należy próba sfinansowania szkoleń z zakresu BHP, PPOŻ, pierwszej pomocy czy ochrony danych osobowych (RODO).
5. Konflikt interesów: Powiązania z realizatorem
Nie możesz zlecić szkolenia firmie, z którą jesteś powiązany osobowo lub kapitałowo. Oznacza to m.in. zakaz uczestnictwa w spółce realizatora, posiadanie jej akcji czy pełnienie funkcji w jej organach nadzorczych przez wnioskodawcę.
6. Falstart: Rozpoczęcie szkolenia przed umową
KFS nie refunduje kosztów wstecz. Dofinansowanie nie obejmuje działań, które rozpoczęły się przed dniem podpisania umowy o finansowanie z urzędem. Planując termin kursu, musisz uwzględnić czas potrzebny urzędowi na rozpatrzenie dokumentacji (do 60 dni).
7. Braki w stażu opłacania składek
Z dofinansowania mogą skorzystać tylko podmioty, które przez co najmniej 6 miesięcy bezpośrednio przed złożeniem wniosku opłacały składki na Fundusz Pracy (chyba że były z tego zwolnione ustawowo). Krótszy staż działalności lub brak wpłat dyskwalifikuje wnioskodawcę.
8. Błędy w podpisie elektronicznym
Wniosek musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP przez osobę uprawnioną do reprezentacji firmy. Brak poprawnego podpisu uniemożliwia nadanie biegowi sprawy.
Przypominamy, że nabór wniosków rozpoczyna się 25 maja i potrwa do 29 maja 2026 roku. Dokumenty składa się wyłącznie elektronicznie.